При организации телефонной связи для современного офиса мы сталкиваемся с выбором на каждом этапе процесса. Необходимо решить, какой тип телефонии использовать: аналоговую или интернет-телефонию? Какой тип телефона выбрать: софтфон или IP-телефон? Какой номер использовать: 8-800 или 8-804? Имеет ли значения многоканальность? Получить достоверную информацию о преимуществах и недостатках каждого подхода может оказаться времязатратной задачей. Но необходимо знать об этом каждому, кто задумывается об установке или реорганизации телефонной связи в офисе.

Плюсы и минусы систем «офисной» связи

В офисе эффективной связью обеспечиваются двумя различными способами, которые отличаются методами приема и передачи сигнала. Первый и наиболее распространенный способ – это аналоговая телефония, которая заключается в кодировании звуковых сообщений и их преобразовании в электрический сигнал, передаваемый по кабелю. Второй метод – это IP-телефония, в которой данные передаются по интернет-соединению с сервера на сервер.

Системы офисной телефонии обеспечивают бесперебойную и качественную связь без лишних затрат. Аналоговая система – традиционный, проверенный временем метод организации офисной связи. Преимуществами аналоговой системы являются относительно низкие затраты на оборудование и хорошее качество связи. Недостатки включают сравнительно высокие тарифы на городскую, междугороднюю и международную связь и сложности при подключении дополнительного номера.

Виртуальная телефония имеет некоторые преимущества перед аналоговой. Это легкость подключения, недорогие тарифы, хорошее качество связи, отсутствие географической привязки и возможность использования в качестве телефона даже обычного компьютера. Недостатки включают необходимость устойчивого интернет-сигнала и высокой пропускной способности сети Интернет. Опрос представителей российских компаний малого и среднего бизнеса показал, что при переходе на виртуальный метод связи 96% респондентов отметили снижение расходов на звонки, 47% — экономию времени сотрудников, а 26% — устойчиво низкий уровень затрат на IT-администрирование.

Многоканальный номер телефона имеет ряд преимуществ, включая быстрое подключение, возможность сохранения номера при переезде, высокое качество трансляции голоса и объединение всех линий компании в одну.

Для обеспечения офиса телефонной связью требуется дополнительное оборудование, такое как аналоговые или SIP-аппараты, мини-АТС, маршрутизаторы и различные кабели. Аналоговая мини-АТС обычно используется компаниями с потребностью установки до 50 внутренних номеров, в то время как виртуальная мини-АТС подходит для компаний любого размера. Она функциональна, легко настраивается под конкретные нужды и стоит значительно меньше, чем аналоговая.

Некоторые компании отказываются от организации офисной связи ради экономии на оборудовании и его поддержке. Для таких фирм решением может быть использование системы спутниковой связи.

В целом, каждый метод организации офисной связи имеет свои плюсы и минусы, и выбор конкретной системы зависит от требований и возможностей компании.

Как выбрать телефонный аппарат?

На сегодняшний день существует несколько типов устройств для приема и совершения звонков: аналоговые телефоны, спутниковые, IP-телефоны, DECT-телефоны и софтфоны.

Аналоговый телефон знаком почти всем жителям России, так как это устройство устанавливается во многих квартирах и домах. Организации офисных АТС, как правило, используют аналоговые телефоны для компаний, где нагрузка на телефонные линии не очень высокая.

IP-телефоны - это более современный вариант, где происходит передача звуковых данных через интернет. Также существуют софтфоны - это специальные приложения или программы, которые позволяют делать и принимать звонки через компьютер, смартфон или планшет. IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, что связано с его пластичностью и легкостью подключения. С помощью специальных VoIP-шлюзов аналоговые аппараты можно превратить в современные IP-телефоны.

Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и удобно, если нужно организовать связь между филиалами на расстоянии не более 15 км.

Спутниковые телефоны позволяют передавать сигналы через спутник на орбите Земли. Это оптимальный выбор, если нужно организовать связь между отдаленными отделениями компании. Однако, использование спутниковых телефонов сопряжено с высокими тарифами связи, что не всегда целесообразно для офисных нужд.

Подбор телефонного номера для офиса: как сделать правильный выбор?

Телефонный номер является важной составляющей для любой организации, поскольку он является контактным для ее клиентов. Выбор правильного номера поможет привлечь новых клиентов и поддержать лояльность старых. Перед выбором номера, следует решить, нужен ли вам многоканальный номер, который позволяет клиентам оставаться на линии, ожидая ответа оператора. Это очень удобно для таких организаций, как "горячая линия" и call-центры, поскольку это позволяет удерживать потенциального клиента до тех пор, пока не освободится оператор.

Существуют три вида телефонных номеров:

• Прямой городской номер, состоящий из 7 цифр (не считая кода города), оплачивается по тарифам оператора, подходит для большинства компаний, независимо от размеров и направленности.
• Номер 8-800, который является отличным способом завоевать сердца клиентов. Владелец номера оплачивает все входящие звонки, а для клиента исходящие звонки являются бесплатными. Клиенты доверяют компаниям с номером 8-800, поскольку это означает, что предприятие достигло высокого уровня и имеет возможность взять на себя расходы на телефонную связь.
• Номер 8-804, который является более доступным аналогом номера 8-800. По функциям они практически одинаковые, при исходящем звонке номер у вызываемого абонента определяется.

Подбирая номер для офиса, можно выбрать так называемый «красивый» номер, который будет легко запоминающимся и узнаваемым для клиентов. К ним относятся "бронзовые", "серебряные", "золотые" и "платиновые" номера, которые состоят из повторяющихся цифр или их комбинаций.

Выбор метода организации телефонной связи должен базироваться на целях, которые вы хотите достичь. Выбирая правильное оборудование и технологию связи, вы сможете вывести вашу компанию на новый уровень развития.

Организация связи в офисе – важный шаг в обеспечении коммуникации между сотрудниками и клиентами. Процесс может варьироваться в зависимости от выбранного метода, однако выбор провайдера, который предоставляет услугу подключения, необходим. При этом стоит обратить внимание на проверенных временем провайдеров, отзывы которых подтверждают качество услуг. К примеру, национальный оператор международной и междугородной связи – «МТТ» - отличный выбор. Компания уже более 20 лет успешно работает на рынке коммуникационных услуг. Кроме того, с использованием новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, «МТТ» обеспечивает своим клиентам надежные цифровые каналы связи на всей территории Российской Федерации. Для бизнеса, компания предоставляет услуги подключения виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородные и международные звонки.

Фото: freepik.com